En el ámbito laboral, dícese de la adicción o enfermedad que hace que ciertas personas sientan la necesidad imperiosa de convocar reuniones, o participar de forma convulsiva y permanente en ellas, para consultar cualquier detalle, por más nimio que sea, con cualquier excusa o simplemente porque sí, y con el fin último de:
- Derivar responsabilidades o trabajo de la persona convocante hacia otras, muchas veces escondiendo inseguridad respecto a sus propias capacidades.
- Evidenciar su posición de dominio, o de control absoluto, sobre el resto de las personas asistentes.
- Buscar respuestas cuando no se tiene ni preguntas y, especialmente, cuando esa persona mantiene la boca cerrada y espera que, como si el resto tuviesen poderes adivinatorios o de transmisión mental, solucionen sus dudas.
- Justificar un trabajo realizado, las muchas horas que se han utilizado y dar cuenta de que muchas personas han estado implicadas en sacar una labor… especialmente delante de alguien externo.
¿Cuántas veces has oído lo de “tenemos reunión”, sin saber ni para qué?
- En el caso de que se trate de celebraciones semanales, en un número máximo de 3, la persona convocante aún puede ser recuperada con la medicación adecuada.
- Si las convocatorias están por encima de 3 y por debajo de 10, nos podemos encontrar con un caso peligroso que obligue a la reestructuración de la empresa, o al envío inmediato de quien convoca a un centro de atención especializada.
- Si es por encima de 10, a menos de que estés en el campo de la política, o quien convoca tenga la misma psicología de un bebé, no lo dudes: Es el momento de presentar el currículo a cualquier otro lugar antes de perder la autoestima, sufrir estrés postraumático o asistir a la destrucción de la pareja e, incluso, cometer algún acto que puede rayar en la locura. Si has recibido la convocatoria: Huye, es la mejor recomendación, puesto que estás ante una disfunción que puede contagiarse.
Evidentemente, hasta aquí estamos tratando con una cierta ironía (que no es sino reflejo de una gran realidad) un problema muy serio, de manera que vamos a explicarlo como se merece.
La definición de “Reunionitis” es una exageración, claro está, y de hecho el propio término ni existe, más allá de lo coloquial, pero sí que evidencia algo objetivo que se da con excesiva frecuencia en numerosas empresas.
Estas invitaciones a hablar en comandilla, y de forma continua, roza el absurdo, aunque muchos jefes entienden que es una fórmula para llevar mejor sus relaciones y el propio negocio, y no, no es así e, incluso, se puede afirmar que más bien en pocas ocasiones tiene el efecto deseado.
Es más, si el tiempo de la reunión se extiende en demasía, da lugar a un desgaste, y no sólo por el tiempo perdido.
Con la PANDEMIA, el teletrabajo se asentó en nuestras vidas y cualquier excusa era buena para solucionar una “urgencia”, de forma que esta forma de tertulia (muchas veces parece eso) se transformó en un intento de control (por eso de que estamos en casa y no sabemos si se trabaja o no) y AUMENTARON UN 70% las convocatorias con ZOOM, SKYPE, MEET o TEAMS.
SUNDAR PICHAI, CEO de GOOGLE anunciaba como MEET agregaba más de 3 MILLONES DE USUARIOS POR DÍA, un aumento del 300% respecto a lo que era habitual (1 millón), y con más de 100 millones de participantes diarios.
Aún y todo, quien se llevó la palma fue ZOOM, con más de 300 MILLONES DE USUARIOS DIARIOS.
WORKMETER confecciona estudios sobre la gestión del tiempo, y resume que el 61% son en reuniones programadas y el ¡¡¡39%!!! reuniones imprevistas o improvisadas.
ATLASSIAN, que tiene herramientas para entornos de trabajo abiertos como TRELLO, da unos resultados dignos de ser tenidos muy en cuenta:
- El 91% se distrae durante la reunión.
- El 39% se duerme en algún momento.
- El 96% se pierde alguna reunión y no asiste.
- El 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender.
- El 73% hace otras cosas durante las reuniones.
- El 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo.
Según las estadísticas de OTTER, el 70% de las reuniones impiden que se completen las tareas, produciéndose una aversión cada vez más creciente a la mera sugerencia de tenernos que poner delante de la cámara o sentarnos en una mesa a debatir.
La sensación general es que estamos demasiado tiempo en reuniones, y eso afecta a las horas productivas, porque además de asistir tenemos que completar nuestras tareas.
IFEEL, en un informe de este mismo año, constata que las cosas no han variado mucho:
- El 47% considera que las reuniones son un “desperdicio de tiempo”.
- Al 45% les abruman las incontables reuniones en sus agendas.
- En niveles gerenciales, hasta el 50% del tiempo laboral se dedican a reuniones.
En resumen, las reuniones se entienden como ladronas de tiempo.
Por lo general no suele haber un orden del día específico, y en muchas ocasiones nos ponemos a debatir de todo, sin que tenga nada que ver con el tema específico a tratar.
Y, dependiendo de la cultura local, puede que nos guste hablar o no, pero lo que si tenemos claro es que no nos gusta que luego nos agobiemos con lo que “hay que acabar” o tener una sobrecarga de información que no sirve para nuestro fin último (que es lo que suele ocurrir).
Una reunión debería programar y ejecutar actividades de grupos de trabajo para lograr objetivos, elaborando cronogramas y supervisar las tareas asignadas, entre otras razones porque se fomenta el espíritu de participación y el trabajo en equipo. Cualquier otra explicación es una excusa.
A todo esto, hay que añadirle el problema de que vivimos en un mundo global donde cualquiera puede ser, por ejemplo, cliente en cualquier parte del planeta, lo que supone conciliar horarios, muchas veces imposibles de coordinar con la jornada habitual, junto con el hecho de que cualquier participante tiene que revisar calendarios, establecer un link para la llamada, invitar a asistentes… molestia tras molestia que hace que se produzca un rechazo a todo el proceso, incluso antes de empezar.
Si la reunión no se puede eludir, es bueno que conozcas MICROSOFT 365, y utilizar herramientas como WORLD TIME BUDDY, que incorpora en calendario de OUTLOOK, con zonas horarias divididas por colores donde indica las horas a evitar, las que son aceptables, a pesar de estar fuera de los horarios de oficina, o las que resultan mejor según la ciudad convocante.
También hay otras apps como TIME ZONE NINJA, que lo pone aún más fácil (propone una agenda con 8 opciones) o puedes consultar otras como HUBSPOT (tanto para calendario como CRM); RALLY, que incluso incluye votaciones o comentarios para discutir detalles de la reunión o CLARA, una asistente impulsada por machine learning.
Recomendamos para empezar, además de GOOGLE CALENDAR, la incorporación de TEAMS, una suerte de chat empresarial, que permite crear canales con diferentes objetivos, guardar información en carpetas organizadas, convocar a las personas interesadas, y autorizarlas a compartir datos total o parcialmente.
Ah, y hay que tener claro que cualquier información que vuelcas en la nube será utilizada para ofrecerte contenido, productos y servicios de terceros, con lo que debes conocer bien la protección de datos y consultar las políticas de privacidad.
Si quieres evitar la reunionitis aprende a:
- Identificar realmente el problema y quien lo tiene.
- Planificar un acta oficial con personas que intervienen, temas y duración, pidiendo que los temas vengan preparados.
- Contar las cosas de forma sencilla y simplificada o escribe mails cortos sobre el tema en cuestión es una buena alternativa. Sigamos el consejo de BALTASAR GRACIÁN en el ORÁCULO MANUAL Y ARTE DE PRUDENCIA: Lo bueno si es breve, dos veces bueno.
- Emplear alguna app como SIGNAL (mensajería directa y segura) también ahorra mucho tiempo.
- Si es imprescindible escuchar la voz de la otra parte en una llamada rápida.
- Hacer un resumen de la reunión, con los puntos y conclusiones resumidas.
- Y ser puntual: El tiempo tuyo es tan importante como el del resto de la gente.
Hay una cuestión principal: No eres la única persona ocupada, y ten en cuenta que la jornada laboral tiene unos tiempos. No tienes por qué absorber el del personal, ni programar encuentros fuera de lo que se entiende por tiempo de trabajo.
La gente también tiene vida, y le gusta disfrutar de ella.
Si no lo haces repercutirá en la productividad, la colaboración, la implicación o, lo que es lo mismo, la fuerza laboral que aparecerá agotada antes de empezar.
Hay un truco muy bueno para pensar en si hay que hacer una reunión o no:
¿Conoces el dicho que dice “el tiempo es oro”?
Piensa que la reunión te cuesta dinero, mucho dinero (por ejemplo, multiplica por 10 lo que es el sueldo de las partes implicadas) y piensa si hay alguna forma diferente de solucionar la cuestión.
MARK CUBAN considera que son una absoluta pérdida de tiempo, y sólo asistiría a una si le extienden un cheque con una cantidad suficientemente sabrosa.
Claro que el mundo de la empresa está lleno de sorpresas:
Si cualquier día ves que incluso la mascota de la persona convocante ha sido invitada a participar, y además está sentada presidiendo, vestida de smoking o se ha invitado a UN NIÑO DE 4 AÑOS, como ciertos mandatarios hacen mientras firma una orden ejecutiva, (lo mismo quiera que en el futuro haya alguien que le recuerde), no creas que estás alucinando… porque puede ser real.
Y también puede que el fin del mundo este cerca.
Piensa en positivo: En el primer caso (el del perro) seguro que no hablará y posiblemente con unos buenos huesos se le convence de acabar aquello pronto. En el segundo caso, puede que el crio, después de dar un par de pataditas en las espinillas al firmante, se quiera ir a jugar con el perro. Cualquier parecido con la realidad no es mera coincidencia.
A menos de quieras ser Presidente de los Estados Unidos, cuestiona si la reunionitis debe desaparecer de tu empresa, y si necesitas coincidir con tu gente que sea para sacar algo positivo y en el menor tiempo posible.
Por cierto, ¿podría darse el caso de que MUSK Y TRUMP hayan acabado de ser “Best Friend Forever” porque X se ha aburrido de tanta reunión?
*Este post es propiedad de TODO ES SINGULAR, S.L. (www.todoessingular.com) y la información contenida puede ser utilizada por terceros con la autorización expresa y por escrito de la fuente
